Datenschutzerklärung

KI-Telefonassistent

An unserer KI-Empfangsnummer sprechen Sie mit einem KI-Assistenten, nicht mit einem Menschen. Er beantwortet allgemeine Fragen, nimmt Rückrufbitten auf und kann nach Ihrer Bestätigung Termine vereinbaren. Alternativ können Sie uns ohne Nutzung des Telefonassistenten unter info@agentsphere.cloud kontaktieren.

Die Speicherung von Tonaufnahmen im KI-Assistenten ist deaktiviert. Das Audiosignal wird während des Gesprächs technisch verarbeitet und in Text umgewandelt, damit der Assistent antworten kann. Das Gesprächsprotokoll einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten wird bei ElevenLabs bis zu sieben Tage gespeichert. Notwendige Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, bestätigte Rückrufnummer, Anliegen und eine kurze Gesprächsnotiz übernehmen wir zur Bearbeitung in unser CRM; bei Buchungen auch in unseren Kalender.

Wir verwenden diese Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Terminvereinbarung und für gewünschte Rückrufe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag mit Ihnen gerichtet ist, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer erreichbaren und verlässlichen Bearbeitung geschäftlicher Anfragen). Der Assistent trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Sie.

Wir nutzen Twilio für die Telefonverbindung, ElevenLabs für den KI-Sprachassistenten, Microsoft 365 für Termine und Twenty für das CRM sowie Hosting-Dienstleister. Dabei können Daten außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Maßgeblich sind die jeweiligen Auftragsverarbeitungsbedingungen und die dort beschriebenen Übermittlungsgarantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Informationen der Anbieter sind unten verlinkt; Auskünfte zu den für Ihre Anfrage eingesetzten Dienstleistern erhalten Sie bei uns.

Kurzfristige technische Bearbeitungsdaten im Telefon-Backend werden nach erfolgreicher CRM-Übertragung innerhalb von sieben Tagen entfernt; Status- und Buchungsdaten bleiben für die Vermeidung von Doppelverarbeitung bis zu 90 Tage verfügbar. Noch offene Übertragungen werden bis zur Klärung aufbewahrt. CRM-Anfragen und Gesprächsnotizen löschen wir, wenn sie nicht mehr benötigt werden, spätestens nach zwei Jahren, sofern keine fortbestehende Geschäftsbeziehung oder gesetzlichen Pflichten eine längere Speicherung erfordern.

Sie müssen den KI-Assistenten nicht nutzen und können das Gespräch jederzeit beenden oder der weiteren Verarbeitung widersprechen. Der Assistent beendet dann die weitere Bearbeitung und nennt unsere E-Mail-Adresse. Bereits veranlasste Termine und gespeicherte Geschäftsanfragen werden dadurch nicht automatisch gelöscht; Lösch- und Auskunftsanfragen bearbeitet Steven Hooker unter info@agentsphere.cloud. Ihre weiteren Rechte finden Sie im Abschnitt „Ihre Rechte“. Bitte nennen Sie im Gespräch keine Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten oder andere besonders sensiblen Informationen.

Informationen der eingesetzten Anbieter: ElevenLabs, Twilio, Microsoft.

Welche Daten wir erheben

Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse und Nachricht. Diese Daten speichern wir in unserem CRM-System Twenty, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen). Dienstleister für Hosting und technische Verarbeitung können als Auftragsverarbeiter Zugriff erhalten. Nicht mehr benötigte Anfragen löschen wir spätestens nach zwei Jahren, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder eine fortbestehende Geschäftsbeziehung eine längere Speicherung erfordern.

Ihre Anfrage enthält außerdem die gewählte Leistung und gegebenenfalls die von Ihnen angegebene Website-URL. Die Sprache Ihrer Anfrage wird zur Bearbeitung im CRM vermerkt.

Zahlungsseiten

Wir verwenden Stripe für Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention. Stripe kann auf Zahlungsseiten notwendige Cookies verwenden. Zahlung und Produktzugang setzen keine Zustimmung zum Werbetracking voraus. Weitere Informationen finden Sie unter stripe.com/de/privacy.

Ihre Marketing-Auswahl speichern wir für bis zu 180 Tage lokal unter agentsphere_marketing_consent_v1. Nach Zustimmung dient das notwendige Cookie agentsphere_meta_consent für höchstens zwölf Stunden ausschließlich der Verwaltung und dem Widerruf der Freigabe. Ohne gekennzeichneten Meta-Werbelink aktivieren wir kein Meta-Tracking, auch bei früherer Zustimmung.

Server-Logs

Unser Webserver speichert Standard-Zugriffsprotokolle (IP-Adresse, Browser, Zeitstempel) für bis zu 30 Tage zu Sicherheits- und Stabilitätszwecken.

Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich hierfür an info@agentsphere.cloud. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Optionale Meta-Werbemessung

Nur bei Besuchen über gekennzeichnete Meta-Werbelinks und nach Ihrer Einwilligung verwenden wir Meta Pixel und Conversions API zur Messung und Verbesserung unserer Werbung. Empfänger ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit anwendbar, § 25 Abs. 1 TDDDG. Ablehnen hat keinen Einfluss auf Nutzung, Kauf oder Download.

Übermittelt werden bereinigte Seitenpfade, Ereignisse (Seitenaufruf, Scrolltiefe, Produkt-Check mit festen Auswahlwerten, Checkout-Start und bestätigter Abschluss), Kaufbetrag und Währung sowie IP-Adresse, Browserkennung, eine pseudonyme Besuchskennung und gegebenenfalls die Meta-Klickkennung. Freitext, Angebots- und Download-Tokens sowie Zahlungsdaten werden nicht übermittelt. Kostenlose Bestellungen werden getrennt von Käufen gemessen. Meta kann Ereignisse mit eigenen Nutzerdaten verknüpfen und für Werbezwecke verarbeiten. Der Pixel läuft isoliert vom Seiteninhalt; automatische Formularerfassung ist deaktiviert.

Die Besuchsfreigabe und zugehörige technische Daten bleiben auf unserem Server höchstens zwölf Stunden im Arbeitsspeicher; ein Neustart verwirft sie. Die Einwilligungsreferenz wird gegebenenfalls bei der Stripe-Bestellung hinterlegt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Datenschutzeinstellungen widerrufen; danach stoppen zukünftige Ereignisse. Bereits übermittelte Daten können dadurch nicht zurückgerufen werden. Meta kann Daten auch außerhalb des EWR verarbeiten. Einzelheiten zu Verarbeitung, Aufbewahrung, Übermittlungsgrundlagen und Ihren Rechten finden Sie in den nachfolgenden Meta-Informationen.

Meta Privacy Policy · Meta Business Tools Terms · Meta EU Data Transfer Addendum